Datenschutzhinweis zur Arbeitszeiterfassung

1. Wer verantwortlich ist

OARA Comfort Homes eG, Bismarckstr. 67, 72764 Reutlingen, vertreten durch den Vorstand. Telefon +49 1512 0413100, E-Mail anfragen@oc-homes.de.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu bei unserer Größe nicht verpflichtet sind (§ 38 BDSG). Fragen zum Datenschutz beantwortet der Vorstand, du kannst sie auch einem Admin stellen.

2. Was gespeichert wird und wozu

• Arbeitszeiten: Beginn, Ende und Pausen jedes Arbeitstags, Nachträge und Korrekturen mit Grund. Wir müssen die Arbeitszeit erfassen (§ 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz, § 17 Mindestlohngesetz, § 3 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz). Daraus berechnen wir Soll, Saldo und Stundenkonto für deinen Lohn und prüfen die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes, etwa Höchstarbeitszeit und Ruhezeit.
• Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten, jeweils nur als Zeitraum. Eine Diagnose oder andere Angaben zur Krankheit speichern wir nicht. Dazu Ruhezeiten wie Elternzeit oder Mutterschutz, weil sie Soll und Urlaub verändern.
• Angaben zu deinem Arbeitsverhältnis: Name, Anmeldename, Arbeitsort, Eintritt und Austritt, vereinbarte Arbeitszeit, Urlaubsanspruch, auf Wunsch die Personalnummer sowie dein Arbeitsvertrag und Änderungsverträge als PDF. Die Verträge sehen nur die Admins.
• Was du gemacht hast: bei manchen Tätigkeiten die Wohnungen, in denen du gearbeitet hast, und bei Projekten für Kunden das Projekt, die Leistung und eine freiwillige Beschreibung. Das dient der Einsatzplanung und der Abrechnung gegenüber Kunden.
• Änderungsprotokoll: Jede Änderung an deinen Daten halten wir mit Zeitpunkt, Person, altem und neuem Wert und Grund fest. So kann nichts unbemerkt verändert werden, und wir können Prüfungen durch Behörden nachweisen, dass die Aufzeichnungen stimmen.
• Anmeldung: Dein Passwort speichern wir nur verschlüsselt (als Hash), niemand kann es lesen. Ein Cookie hält dich bis zu 90 Tage angemeldet. Es ist für die Anmeldung technisch nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Zum Schutz vor Passwort-Raten merken wir uns Anmeldeversuche einen Tag lang.

Es gibt kein Tracking, keine Werbung, keine Standortdaten und keine Auswertung, mit der wir dein Verhalten oder deine Leistung bewerten. Automatisierte Entscheidungen oder Profiling finden nicht statt. Der Server führt kein Zugriffsprotokoll.

3. Rechtsgrundlagen

• Durchführung deines Arbeitsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, § 26 BDSG).
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, vor allem der Aufzeichnungspflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).
• Krankheitszeiten als Gesundheitsdaten: Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG.
• Projektzeiten, Leistungsnachweise für Kunden und das Änderungsprotokoll: zusätzlich unser berechtigtes Interesse an einer richtigen, nachprüfbaren Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

4. Wer die Daten sieht

• Du selbst siehst deine Zeiten und kannst deinen Stundenzettel drucken.
• Die Admins der eG sehen die Daten aller Beschäftigten, um Lohn, Urlaub und Abwesenheiten zu verwalten.
• Das von uns beauftragte Lohnbüro bekommt jeden Monat Zeiten und Summen für die Lohnabrechnung.
• Kunden bekommen nur bei Projekten einen Leistungsnachweis mit Name, Tag, Dauer, Leistung und Beschreibung der Projektzeit. Andere Zeiten sehen sie nicht.
• Behörden nur, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, zum Beispiel der Zoll bei einer Prüfung nach dem Mindestlohngesetz.
• Den Server betreibt Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern, in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Der Server steht in einem Rechenzentrum in Deutschland.

Eine Übermittlung deiner Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union nehmen wir nicht vor.

5. Sicherung

Damit keine Zeiten verloren gehen, sichern wir die Daten jede Nacht. Die Sicherungen liegen 30 Tage auf dem Server und zusätzlich auf einem verschlüsselten Rechner des Vorstands. Zugriff darauf haben nur die Admins.

6. Wie lange die Daten bleiben

Arbeitszeitaufzeichnungen bewahren wir mindestens zwei Jahre auf (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG). Unterlagen, die für die Lohnabrechnung oder die Steuer nötig sind, bis zu zehn Jahre (§ 147 Abgabenordnung, § 41 Einkommensteuergesetz). Danach löschen wir sie. Endet dein Arbeitsverhältnis, wird dein Zugang gesperrt. Deine Daten bleiben bis zum Ende dieser Fristen erhalten.

7. Musst du die Daten angeben?

Die Erfassung deiner Arbeitszeit ist gesetzlich vorgeschrieben und gehört zu deinem Arbeitsverhältnis. Ohne sie können wir dich nicht beschäftigen und nicht richtig bezahlen. Die Beschreibung bei Projektzeiten ist freiwillig.

Du musst dafür nicht dein privates Handy nutzen. Möchtest du das nicht, sprich mit einem Admin über eine andere Möglichkeit zu stempeln.

8. Deine Rechte

• Auskunft über deine Daten und eine Kopie davon (Art. 15 DSGVO). Deine Zeiten siehst du jederzeit selbst in der App.
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO). Falsche Zeiten korrigierst du bis 7 Tage zurück selbst, sonst ein Admin.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch gegen die Verarbeitung, die auf unserem berechtigten Interesse beruht, aus Gründen deiner besonderen Situation (Art. 21 DSGVO).

Wende dich dafür an den Vorstand oder einen Admin. Die Anfrage kostet dich nichts.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.